Como mejorar la gestión de los roles de usuario en WordPress fácilmente

Roles de usuario en WordPress: un concepto que quizá tengas muy claro o quizá sea algo nuevo para ti.

Por eso, antes de ver el tutorial del plugin que extiende sus posibilidades vamos a repasar primero qué son los roles de usuario en WordPress, para qué sirven y qué roles nos podemos encontrar de forma predeterminada en nuestra instalación.

Si lo prefieres, tienes una clase específica en vídeo viendo todas las opciones en el Curso de WordPress Básico. Y si te quedas con alguna duda siempre puedes preguntarme en el soporte para alumnos.

En pocas palabras podemos decir que roles de usuario en WordPress son los conjuntos de permisos que tiene un usuario.

Sólo que en WordPress esos permisos se llaman capacidades. Así habrá usuarios que tengan la capacidad de crear una entrada de blog pero que no puedan publicarla, por poner un ejemplo. O usuarios que pueden instalar themes y plugins…

De partida, cuando instalamos WordPress y accedemos por primera vez tenemos el rol de administrador que puede hacer todo en la web.

Y por eso es importante que existan distintos roles. Esa es la utilidad. Imagina a cualquier usuario teniendo acceso a todas las opciones del wordpress en el que está registrado…

Por ejemplo, quizá necesites que alguien de tu equipo pueda entrar en tu web a escribir entradas en el blog pero que no pueda acceder a las opciones de un administrador.

Y quizá necesites a alguien que pueda escribir entradas de blog, publicarlas y además editar y publicar las entradas de otros colaboradores.

Para eso sirven los roles de usuario en WordPress para dar acceso a cada usuario a lo que el administrador crea conveniente.

Roles de usuario en Wordpress

1.- Suscriptor: Éste es un rol poco útil desde el punto de vista del usuario. Sí, tiene cuenta, pero en realidad puede hacer prácticamente lo mismo que un usuario sin ella: leer las páginas y entradas del blog. La única diferencia es que no tiene que meter los datos si quiere hacer un comentario en alguna de éstas entradas.

2.- Colaborador: Es el rol que podemos usar para los guest-posts. Así el usuario con este rol puede escribir una entrada en nuestro blog pero no puede publicarla.

3.- Autor: El autor puede escribir entradas de blog y publicarlas sin que nadie tenga que validarlas. También puede editarlas o eliminarlas. Y además puede subir archivos a la biblioteca multimedia. Así que si vas a dar este rol de usuario mejor que sea a una persona de confianza, porque lo que haga tiene repercusión pública en tu web.

4.- Editor: Puede publicar sus propias entradas, puede administrar categorías, etiquetas y comentarios, pero sobre todo, puede editar y eliminar entradas que no son suyas. Es decir puede moderar el trabajo de otros autores.

5.- Administrador: Es el rol de usuario con todas las capacidades, tanto de creación de todo tipo de contenidos (páginas, entradas, contenidos custom…) como de diseño y mantenimiento web. Puede aprobar, modificar, añadir o eliminar usuarios. Puede configurar el escritorio y las opciones de pantalla, actualizar o instalar plugins, actualizar o subir themes, e incluso puede actualizar la instalación de WordPress.

User roles and capabilities

Hay varios plugins para mejorar los roles de usuario en WordPress pero de todos ellos, siendo gratis, y con más de 8.000 descargas en el repositorio de plugins de WordPress, User roles and capabilities es el que lo hace de manera más intuitiva y lo que es más importante de forma más eficiente.

Es decir hace lo mismo o más cosas que otros plugins consumiendo menos recursos.

Y además es más limpio al no poner publicidad ni crear menús en el panel de administración de nuestro WordPress.

User roles and capabilities nos ofrece todas estas funcionalidades con un interface sencillo y limpio donde podemos ver a la izquierda una lista con las capacidades que se pueden dar en WordPress.

Y a la derecha 4 columnas con los diferentes roles predeterminados de WordPress: Suscriptor, Colaborador, Autor y Editor (obviamente se excluye al Administrador para que no podamos editar sus capacidades y liarla en nuestra instalación de WordPress).

Debajo de cada columna hay una casilla por cada capacidad de la lista de la izquierda y puedes asignarla o desasignarla simplemente marcándola o desmarcándola.

Por ejemplo, quizá quieras que los autores puedan también modificar páginas. Pues marcas esa casilla, guardas los cambios y hecho. ¡Así de sencillo!

Osea que por un lado podemos hacer estas modificaciones sobre los roles de usuario en WordPress, pero fíjate que el plugin también nos sirve para saber de forma exhaustiva que pueden hacer esos roles de forma predeterminada al poder ver que casillas tiene marcado cada uno.

Por si fuera poco, podemos crear un nuevo rol con las capacidades que creamos convenientes. De forma que podríamos diseñar un nuevo rol a medida. Totalmente distinto a los clásicos roles de usuario en WordPress.

Para ello vamos a la pestaña superior que dice «Actions» y desplegamos el menú. A continuación pulsamos donde dice «Add new Rol» y rellenamos los campos que nos pide:

«Role ID», escribimos con letras, números, guiones bajos y en menos de 15 caracteres lo que queramos, por ejemplo «crmantenimiento».
Este será el ID que se WordPress usará de forma interna.

«Role Name», será el nombre de rol que se verá en «Usuarios». Es decir el nombre público del rol.

Y por último, nos da la opción de que el nuevo rol parta ya de permisos que tienen otros roles de WordPress. Por ejemplo, podemos heredar las capacidades del rol Autor si queremos.

Siguiendo con mi ejemplo, yo he creado el rol de Mantenimiento para este tutorial, de cero, sin heredar permisos de ningún otro rol ya que me interesa que sólo pueda hacer tareas referentes a los plugins y a los themes.

Después he creado un usuario nuevo y le he asignado este rol. En estas 2 imágenes puedes ver los dos pasos.

Puedes suponer, que cuando este usuario haga login en el panel de administración de WordPress, sólo podrá ver las opciones referentes a «Plugins» y «Apariencia» (themes).

Pero no acaba todo aquí, porque además puedes modificar las capacidades a nivel usuario. Es decir, darle unas u otras capacidades a un sólo usuario.

De esta forma nos evitamos crear un nuevo rol en WordPress si no es necesario porque no lo vayan a utilizar más usuarios en un futuro.

Otra cosa que se puede cambiar con este plugin de gestión de roles de usuario en WordPress es qué rol queremos que aparezca de forma predeterminada cuando se crea un usuario nuevo.

Normalmente, de forma predeterminada en WordPress aparece como Suscriptor. Ahora podría ser el que nosotros le indicásemos.

Y ya para acabar, y en un nivel más avanzado, también se pueden crear nuevas capacidades y asignarlas a los roles de usuario en WordPress que nos convenga.

Obviamente luego habrá que programar esas capacidades pero eso ya eso otra historia.

Comentarte que el plugin tiene un peso de 2MB aproximadamente una vez fuera del zip y que funciona muy muy bien. Yo personalmente lo uso a menudo y no he encontrado incompatibilidades ni impacto en los tiempos de carga.

Yo te lo recomiendo si necesitas crear nuevos roles o afinar un poco más en las capacidades de los roles de usuario predeterminados en WordPress.

Conclusión sobre los roles de usuario en WordPress

Los roles de usuario en WordPress te dan la posibilidad de crear grupos de permisos que asignarás a los usuarios registrados de tu web.

Ten en cuenta que siempre es interesante dar los mínimos permisos a cada rol si quieres tener mayor control sobre la web.

Existen multitud de plugins para mejorar o gestionar los roles de usuario en WordPress. Yo te recomiendo que uses User roles & capabilities por su sencillez, poco impacto y flexibilidad. Con este plugin puedes:

1. Conocer las capacidades que tiene cada rol de WordPress por defecto
2. Modificar los roles que vienen por defecto en WordPress añadiéndoles o eliminándoles capacidades.
3. Crear nuevos roles en WordPress con las capacidades que consideres
4. Modificar las capacidades de un usuario concreto
5. Cambiar el rol por defecto que aparece en WordPress
6. Crear nuevas capacidades que después se podrán añadir a roles (nivel más avanzado)

¿Te has visto alguna vez en la situación de necesitar gestionar los roles de usuario a este nivel? ¿Quizá has necesitado tener un rol a a medida? ¿Conoces otros plugins interesantes o similares a User roles and capabilites y que nos ayuden a gestionar roles de usuarios en WordPress?

¡Gracias! y nos vemos en el próximo tutorial.